Perlu memeriksa email saat liburan atau menghadapi gelombang pesan begitu Anda kembali ke kantor?
Untuk pekerja yang berperang dengan kotak masuk mereka, tidak ada pilihan yang baik.
Itu sebabnya banyak orang memilih sesuatu di tengah. Tetapi bahkan memantau email saat liburan “hampir selalu merupakan langkah yang buruk,” kata Zachary Weiner, CEO firma pemasaran Emerging Insider Communications.
“Begitu kotak Pandora terbuka, Anda biasanya harus merespons, memadamkan api, secara tidak sengaja menghabiskan waktu berjam-jam,” katanya.
Namun, sekitar 84% pekerja kerah putih melakukannya, dan lebih dari 70% mencoba mengirim pesan dari tiga platform atau lebih – seperti Teams, Slack, dan WhatsApp – kata konsultan keseimbangan kehidupan kerja Joe Robinson.
“Semua orang mengayuh anjing di luar sana dalam gelombang pasang ini,” katanya. “Kami melakukan semuanya dengan salah. Itu sebabnya semua orang bingung.”
sebuah ‘intervensi email’
Robinson meluncurkan “Kampanye Intervensi Email” awal bulan ini untuk menangani masalah seperti “kepanikan email liburan,” katanya kepada CNBC Travel.
Menurut survei pekerja yang dia lakukan pada bulan April:
- 25% melewatkan liburan untuk menghindari backlog email ketika mereka kembali ke kantor
- 34% mempersingkat liburan karena alasan yang sama
- 87% memilih kebijakan perusahaan untuk memutuskan sambungan setelah bekerja, kecuali dalam keadaan darurat
Salah satu perusahaan yang melakukannya dengan benar adalah Grup Mercedes-Benz, yang memungkinkan karyawan untuk secara otomatis menghapus pesan email yang masuk saat berlibur, katanya. (Pesan di luar kantor memberi tahu pengirim bahwa pesan juga telah dihapus.)
“Saya bertemu banyak sekali orang yang kehabisan email,” kata Joe Robinson, pembicara dan konsultan kehidupan kerja. Manajer dan “orang-orang di atas … lebih buruk.”
Sumber: Joe Robinson
Menurut Robinson, 95% responden menyatakan akan mendukung kebijakan serupa di perusahaannya.
Robinson menyarankan perusahaan untuk membuat kebijakan email yang ditentukan, idealnya yang memberikan izin kepada pekerja untuk tidak memeriksa email saat liburan.
Gates Little, CEO pemberi pinjaman altLine Sobanco yang berbasis di AS, setuju, menambahkan bahwa kepemimpinan perlu memberi contoh.
“Jika bos Anda selalu menjawab email saat Anda pergi, tidakkah menurut Anda Anda diharapkan melakukan hal yang sama?” dia berkata. “Sedangkan bos yang mengkhotbahkan keseimbangan kehidupan kerja akan memberi contoh dengan tidak membalas email sampai mereka kembali.”
Mulailah sebelum liburan Anda
1. Rekatkan tanggal pada autoresponder “Di Luar Kantor” Anda
Tetapkan penjawab otomatis dengan garis waktu liburan Anda dan detail kontak kolega untuk email mendesak – tetapi aktifkan beberapa hari sebelum dan sesudah tanggal liburan Anda.
“Saat Anda memperluas respons otomatis OOO untuk menyertakan hari-hari sebelum dan sesudah liburan, Anda dapat menikmati waktu tanpa stres,” kata Shawn Plummer, pendiri dan CEO lembaga keuangan dan asuransi The Annuity Expert.
2. Pilih “mitra email”
“Mitra email” menyelesaikan dua masalah, kata Jack Underwood, CEO perusahaan perangkat lunak pengiriman Circuit. Anda dapat pergi dengan ketenangan pikiran dan menghindari “simpanan email yang tak ada habisnya untuk digali” saat Anda kembali.
Joe Robinson menyarankan “mitra” untuk hanya menangani email darurat, agar tidak kewalahan. Dan Weiner dari Emerging Insider merekomendasikan untuk menginstruksikan “mitra” Anda ke teks — bukan email — untuk membahas masalah mendesak.
3. Atur filter
Stanislav Khilobochenko, wakil presiden di perusahaan layanan pelanggan Clario, menggunakan filter untuk memisahkan email mendesak dari yang tidak relevan. Dia berkata: “Saya menyiapkan filter sebanyak mungkin sehingga email yang masuk saat saya pergi sudah diurutkan berdasarkan prioritas.”
Kim Rohrer, chief people partner di perusahaan sumber daya manusia Oyster, mengatakan dia menemukan tip email teratasnya selama bulan madu 24 hari di tahun 2011.
Dia menyiapkan dua filter:
- Kirim semua email ke arsip dan tandai sebagai telah dibaca
- Kirim semua email dengan “README” dalam subjek ke folder “README” khusus
Melalui balasan otomatis, dia memberi tahu pengirim bahwa dia mengarsipkan semua email selama tanggal liburannya. Dia merujuk email mendesak ke seorang kolega, tetapi meminta email yang tidak mendesak “Anda ingin saya membaca…saat saya kembali” dikirim ulang kepadanya dengan “README” di baris subjek.
“Saya memeriksa sekali, dan saya menerima lebih dari 3.000 email setelah liburan dua minggu, tetapi hanya memiliki empat email di folder ‘baca nanti’ saya,” katanya kepada CNBC Travel, yang “hanya menunjukkan seberapa besar urgensi palsu beban kerja kami.”
4. Nonaktifkan notifikasi
Menyuarakan pekerjaan menonaktifkan notifikasi email dan sistem messenger, kata Christy Pyrz, kepala pemasaran perusahaan suplemen Paradigm Peptides.
“Bantulah dirimu sendiri,” katanya. “Matikan program.”
Mrigaa Sethi, di sini bersama istrinya, Erin (kiri), di Sri Lanka, mengatakan keduanya memiliki kebiasaan bekerja pada hari libur. “Kali ini kami menghapus program email kami dan mematikan notifikasi dan bersenang-senang.”
Sumber: Mrigaa Sethi
Tapi editor perjalanan Mrigaa Sethi melangkah lebih jauh. “Hapus aplikasinya! Email, Slack, Teams…pastikan. Jangan biarkan pintu setengah terbuka.”
Dia berkata bahwa dia memahami keinginan untuk memeriksa email setiap hari untuk menghindari backlog email, tetapi “Saya cukup mengenal diri saya sendiri bahwa berita sekecil apa pun akan membuat otak saya berputar.”
Menjinakkan email saat liburan
Jika Anda tidak dapat melepaskan diri dari kotak masuk, ikuti kiat berikut untuk mengurangi waktu email:
1. Tetapkan waktu yang ditentukan
David Ly, CEO perusahaan teknologi Iveda yang terdaftar di Nasdaq, mengatakan dia memeriksa email setiap hari saat liburan.
“Libur atau tidak, saya berusaha disiplin dan menyisihkan waktu khusus,” ujarnya.
Jonathan Zacharias, pendiri agensi pemasaran digital GR0, menyarankan “cukup lakukan check-in cepat sekali sehari”.
Dan Andrew Meyer, pendiri dan CEO penasihat energi digital Arbor, merekomendasikan untuk memilih pagi atau larut malam “agar tidak melewatkan aktivitas siang hari”.
2. Jangan menanggapi (jika tidak perlu)
Email berkembang biak seperti kelinci, kata Joe Robinson. Rata-rata, setiap email yang dikirim memicu lima pesan lagi, yang semuanya memakan waktu tiga menit, katanya.
“Anda menghemat 18 menit untuk setiap email yang tidak Anda kirim,” katanya.
Dan berhenti mengirim email satu baris, seperti “terima kasih” dan “mengerti,” katanya. “Orang-orang belum membukanya.”
Bagi Brian Lee, pendiri dan CEO perusahaan kartu olahraga teknologi Arena Club, tidak menanggapi email saat berlibur menetapkan batasan yang jelas. “Orang-orang akan lebih menghargai waktu Anda,” katanya.
Mudah kembali ke kantor
Denise Hemke, chief product officer di perusahaan penyaringan karyawan Checkr, mengatakan perusahaannya memblokir waktu untuk mengejar email setelah liburan.
“Kami meminta karyawan kami untuk menghabiskan beberapa hari hanya dengan fokus pada email mereka sebelum mereka kembali bekerja,” katanya. “Ini membantu mereka mengetahui dengan cepat dan efisien, tanpa merasa kewalahan dengan kotak masuk yang meluap saat mereka kembali bekerja.”
Brian Binke, chief executive dari perusahaan rekrutmen The Birmingham Group, mengatakan perusahaannya juga menghabiskan waktu untuk para karyawannya mengejar email setelah perjalanan.
“Kami ingin orang-orang kami untuk bersantai sebanyak mungkin ketika mereka berlibur,” katanya.
